Y las únicas respuestas que debe aceptar si sabe lo que hace

Su almacén funciona con datos, velocidad y precisión. Si su SGA es lento, torpe, inflexible o está constantemente "en mantenimiento", no sólo está perdiendo dinero, sino que está perdiendo operatividad. Esta es la lista de las 20 preguntas que distinguen a los verdaderos proveedores de SGA de los falsos.

1. ¿Su SGA es realmente nativo en la nube o se trata simplemente de una aplicación heredada alojada en la nube?

Respuesta correcta: Se trata de una plataforma multiinquilino basada en SaaS diseñada para la nube desde el primer día. Accesible a través del navegador, sin Citrix, sin RDP, sin instalaciones de escritorio.

Por qué es importante: Un falso SGA "en la nube" sigue acarreando toda la deuda técnica de los sistemas locales. Se enfrentará a ventanas de mantenimiento, problemas de escalado y barreras de integración.

2. ¿Puedo gestionar varios clientes y almacenes en un mismo sistema?

Respuesta correcta: Sí. Compatibilidad total con operaciones multicliente (3PL) y multialmacén con acceso seguro basado en funciones, aislamiento de datos e informes consolidados.

Por qué es importante: Si usted es un 3PL, esto no es negociable. Si tiene varias instalaciones, necesita una visibilidad y un control limpios en toda la red.

3. ¿Puedo configurar la lógica empresarial sin la ayuda de un desarrollador?

Respuesta correcta: Sí. Los administradores pueden controlar los flujos de recepción, las reglas de picking, la lógica de reposición, los formatos de etiquetas y las asignaciones de tareas a través de la interfaz de usuario.

Por qué es importante: Las personalizaciones deberían ser opcionales, no obligatorias. No deberías tener que esperar 3 semanas y pagar $5K para arreglar un flujo de trabajo.

4. ¿Son las API abiertas, en tiempo real y bidireccionales? ¿Son gratuitas?

Respuesta correcta: Sí. Las API RESTful completas están documentadas, son estables y están disponibles sin recargos. Se incluye la compatibilidad con webhooks basados en eventos.

Por qué es importante: Sin las API adecuadas, la integración es un desastre. Te quedas atascado con trabajos por lotes, hacks de FTP y sin control sobre tus propios datos.

5. ¿Cuál es su plazo habitual de implantación?

Respuesta correcta: Para un almacén estándar con datos limpios y un equipo de clientes comprometido, la puesta en marcha tarda entre 4 y 12 semanas. Las implantaciones pequeñas en un único centro pueden realizarse en tan sólo 4 semanas. Las implantaciones 3PL complejas pueden alargarse hasta 12-16 semanas con una gran integración y flujos de trabajo personalizados.

Por qué es importante: Todo lo que supere los 6 meses es una señal de alarma. Significa que el software está sobredimensionado, que el proveedor está desorganizado o ambas cosas.

6. ¿Cómo se gestionan los formatos de etiquetas, ZPL, GS1, etc.?

Respuesta correcta: El sistema dispone de un editor de etiquetas integrado o es compatible con herramientas externas. Los administradores pueden crear, probar y desplegar formatos sin escribir código.

Por qué es importante: Los cambios de etiquetas son frecuentes. Si cada uno de ellos requiere tiempo de TI o de desarrollo remunerado, estás frito.

7. ¿Admite simultáneamente los modelos de inventario ByProduct y ByLPN?

Respuesta correcta: Sí, la lógica de inventario se puede asignar a nivel de zona o de ubicación. Puede combinar el seguimiento LPN en el almacén de bloques y el seguimiento SKU en las ubicaciones de picking.

Por qué es importante: No debería verse obligado a elegir un método. Los almacenes necesitan flexibilidad.

8. ¿Qué sistema operativo utiliza su cliente móvil? ¿Es compatible con los dispositivos portátiles modernos?

Respuesta correcta: Android 10+. Totalmente táctil. Certificado por Zebra y Honeywell. Sin Telnet. Sin Windows CE. Sin emulación de terminal.

Por qué es importante: Windows CE está muerto. Telnet es una broma en 2025. Estás comprando hardware con una vida útil de 5 años: tiene que ser moderno.

9. ¿Puedo supervisar las operaciones con cuadros de mando y KPI en tiempo real?

Respuesta correcta: Sí. Los cuadros de mando están integrados y son personalizables. Las métricas incluyen la precisión del inventario, los índices de recogida, la productividad laboral, el cumplimiento de los SLA y el rendimiento del recuento cíclico.

Por qué es importante: Si está exportando datos a Excel para obtener KPI básicos, ya está perdiendo tiempo.

10. ¿Cómo asigno las tareas de picking? 11. ¿Puedo controlar las rutas y la mano de obra?

Respuesta correcta: Las tareas pueden asignarse por prioridad, zona, tipo de pedido, transportista, habilidad del recolector, SLA del cliente, etc. Se admiten olas de picking y picking por lotes.

Por qué es importante: El control eficaz de las tareas es la forma de reducir los costes de mano de obra. El sistema debe guiar el trabajo, no la pizarra del jefe de almacén.

11. ¿Qué flujos de excepción se admiten (devoluciones, control de calidad, cuarentena)?

Respuesta correcta: Las devoluciones, las mercancías dañadas, los recuentos de ciclos, las retenciones de control de calidad y las cuarentenas de productos están integradas. Todos ellos admiten registros de auditoría completos y pasos de aprobación configurables.

Por qué es importante: La gestión de excepciones debe formar parte del núcleo del sistema, no ser algo añadido.

12. ¿Cómo se realiza el seguimiento y la auditoría de las existencias?

Respuesta correcta: Historial transaccional completo con usuario, marca de tiempo, código de motivo y documento relacionado. Hay disponibles instantáneas e informes de auditoría.

Por qué es importante: Hay que explicar por qué el inventario es erróneo, con hechos, no con suposiciones.

13. ¿Cuál es su garantía de tiempo de actividad del sistema y su nivel de servicio?

Respuesta correcta: 99,9% de tiempo de actividad con supervisión ininterrumpida, infraestructura de conmutación por error y página de estado pública.

Por qué es importante: Los tiempos de inactividad implican retrasos en los pedidos. Necesita responsabilidad.

14. ¿Apoya la preparación de pedidos por olas, la preparación de pedidos por zonas y la planificación de cargas?

Respuesta correcta: Sí. Los usuarios pueden crear y gestionar olas por tipo de pedido, cliente, ruta o transportista. La planificación de la carga está integrada con los flujos de trabajo de picking y embalaje.

Por qué es importante: Estas características ahorran mano de obra, reducen los errores de picado y optimizan el espacio.

15. ¿Qué ocurre si llego al límite de licencias de usuario?

Respuesta correcta: El sistema avisa a los administradores. No hay bloqueos forzosos. Puedes añadir usuarios al instante o reasignar roles.

Por qué es importante: Que te bloqueen a mitad de turno porque alguien se ha conectado desde otro dispositivo es inaceptable.

16. ¿Cómo se gestionan las actualizaciones del sistema?

Respuesta correcta: Las actualizaciones se envían automáticamente fuera del horario laboral, sin tiempo de inactividad. Se le notifica de los próximos cambios y existen planes de reversión.

Por qué es importante: Nadie debería programar tiempos de inactividad para obtener una revisión o una función.

17. ¿Puedo acceder a los registros de auditoría completos y al historial de actividad de los usuarios?

Respuesta correcta: Sí. Cada transacción y acción es rastreable: quién, qué, cuándo, dónde y por qué.

Por qué es importante: No se puede imponer la responsabilidad sin visibilidad.

18. ¿Puedo controlar las funciones y permisos de los usuarios sin la participación del proveedor?

Respuesta correcta: Sí. Los administradores pueden crear funciones, asignar permisos, desactivar cuentas y controlar el acceso a todas las funciones.

Por qué es importante: Los cambios de rol son una realidad cotidiana. No deberías necesitar una llamada al servicio de asistencia para actualizar un selector.

19. ¿Cuál es su proceso de recuperación de desastres y copias de seguridad?

Respuesta correcta: Copias de seguridad completas de la base de datos cada hora. Encriptadas. Georredundante. Capacidad de restauración en 60 minutos como máximo.

Por qué es importante: Si el proveedor no puede decirle exactamente cuánto tardará en volver a estar en línea tras un fallo, es que no se toma en serio el tiempo de actividad.

20. ¿Cómo están estructurados sus precios? ¿Existen tarifas ocultas?

Respuesta correcta: Precios transparentes por almacén y nivel de usuario. Sin cargos por etiquetas estándar, informes o API. Soporte incluido.

Por qué es importante: Los precios modulares suenan bien hasta que te das cuenta de que estás pagando más por una funcionalidad básica cada mes.

Consejo final

Estas 20 preguntas no son opcionales. Son la base. Si su proveedor no puede responder con claridad, seguridad y sin bailar claqué, aléjese.